Zapytanie ofertowe na realizację zamówienia publicznego o wartości szacunkowej niższej od kwoty 130 000 zł pn: Świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO) w Urzędzie Miasta i Gminy Czarne, w tym: JST - Gmina Czarna oraz organy Gminy Czarne - Burmistrz Gminy Czarne i Rada Miejska w Czarnem.

PPiZP.271.2.26.2025.RS                                                                                                                                                                                                                                                                     Czarne, dnia 12.11.2025 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE

dotyczące zamówienia o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty netto 130 000 zł

Zamawiający:

Gmina Czarne

ul. Moniuszki 12, 77-330 Czarne

NIP: 8431529525, REGON: 770979476

Tel.: 59 83 32 079, e-mail: zamowienia@czarne.pl

strona internetowa Zamawiającego: http://bip.czarne.pl

Określenie trybu zamówienia

Niniejsze postępowanie jest o wartości szacunkowej nieprzekraczającej równowartości kwoty netto 130 000 zł prowadzone w formie zapytania ofertowego na podstawie przepisów wewnętrznych określonych w Regulaminie Udzielania Zamówień Publicznych w Urzędzie Miasta i Gminy Czarne, stanowiący załącznik do zarządzenia Nr 0050.94.2024 Burmistrza Gminy Czarne z dnia 28 czerwca 2024 r. w sprawie wprowadzenia Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych.

1. Opis przedmiotu zamówienia:

1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych (IODO) w Urzędzie Miasta i Gminy Czarne, w tym: JST – Gmina Czarna oraz organy Gminy Czarne –  Burmistrz Gminy Czarne i Rada Miejska w Czarnem.
2. W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do wykonywania zadań Inspektora Ochrony Danych Osobowych, wskazanych w artykule 39 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (DZ.U.UE.L.2016.119.1.), dalej RODO, w tym w szczególności:
   1. informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy przepisów RODO oraz innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych i doradzanie im w tej sprawie;
   2. monitorowanie przestrzegania przepisów RODO, innych przepisów Unii lub państw członkowskich o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego    w dziedzinie ochrony danych osobowych, w tym podział obowiązków, działania zwiększające świadomość, szkolenia personelu uczestniczącego w operacjach przetwarzania oraz powiązane z tym audyty;
   3. udzielanie na żądanie zaleceń co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie jej wykonania zgodnie z art. 35 RODO;
   4. współpracy z organem nadzorczym;
   5. pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem, w tym z uprzednimi konsultacjami, o których mowa w art. 36 RODO oraz w stosownych przypadkach prowadzenie konsultacji we wszelkich innych sprawach.
3. Do czynności Wykonawcy, poza wskazanymi w ust. 1, będzie należało również:
   1. weryfikacja klauzul zgód na przetwarzanie danych osobowych oraz klauzul dot. obowiązków informacyjnych, a w razie potrzeby opiniowanie lub przygotowanie niezbędnych zmian lub opracowanie właściwych dokumentów i klauzul;
   2. analiza stosowanych przez Zamawiającego techniczno-organizacyjnych środków ochrony, bezpieczeństwa fizycznego oraz informatycznego związanych z przetwarzaniem danych osobowych i doradzanie Zamawiającemu w tym zakresie;
   3. sporządzanie ustnych i pisemnych opinii dotyczący zagadnień z zakresu przepisów RODO  oraz krajowych przepisów dotyczących ochrony danych osobowych;
   4. nadzorowanie prowadzenia przez Zamawiającego rejestru czynności i rejestru kategorii przetwarzania danych osobowych;
   5. nadzór nad wydanymi przez Zamawiającego upoważnieniami do przetwarzania danych osobowych;
   6. nadzór nad ewidencją osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych prowadzoną przez Zamawiającego;
   7. nadzór nad prowadzonym rejestrem umów powierzenia przetwarzania danych osobowych;
   8. prowadzenie cyklicznych szkoleń dla pracowników Zamawiającego z zakresu ochrony danych osobowych ( min. jedno w okresie trwania Umowy oraz w przypadku gdy dojdzie do zmiany przepisów prawa w tym zakresie);
   1. przeprowadzanie audytów w zakresie spełniania zgodności wdrożonych środków ochrony danych osobowych u Zamawiającego z obowiązującymi w tym zakresie wewnętrznymi procedurami i przepisami (w terminach ustalonych z Zamawiającym);
   10. udział w kontrolach organu nadzorczego oraz współpraca z organem nadzorczym;
   11. udział w kontrolach prowadzonych u Zamawiającego jako Administratora przez innych administratorów danych;
   50. udział w prowadzeniu audytów u podmiotów, którym Zamawiający  powierzył przetwarzanie danych osobowych;
   1000. doradzanie Zamawiającemu przy dokonywaniu analizy ryzyk zgodnie z wymogami RODO;
   14. dokonywanie analizy wdrożonych u Zamawiającego polityk ochrony danych osobowych, ich weryfikacja i opracowanie dokumentów zgodnych z obowiązującymi przepisami;
   15. nadzór nad wdrożonymi u Zamawiającego dokumentami dotyczącymi ochrony danych osobowych, w tym monitorowanie ich aktualności;           
   16. podejmowanie działań w przypadku wykrycia naruszeń w systemie zabezpieczeń lub podejrzenia naruszenia ochrony danych osobowych.
4. Wykonawca świadczyć będzie usługi związane z wykonywaniem przedmiotu zamówienia w okresie trwania Umowy w siedzibie Zamawiającego, w formie dyżuru przez 6 (sześć) godzin raz w miesiącu w ustalonym z Zamawiającym dniu tygodnia. W pozostałych dniach kontakt będzie odbywał się drogą elektroniczną i telefonicznie.
5. Wspólny Słownik Zamówień (Kod CPV):

72310000-1 usługi przetwarzania danych,

79100000-5 usługi prawnicze,

79417000-0 usługi doradcze w zakresie bezpieczeństwa.

2. Termin wykonania zamówienia: od dnia podpisania umowy do dnia 31.12.2027 r.
3. Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania ich spełniania:

       Wykonawca składający ofertę musi wykazać, że:

0. 1. Dysponuje osobą, która posiada:
1. minimum 3-letnie doświadczenie w pełnieniu funkcji IODO w jednostkach samorządu terytorialnego. Wykonawca złoży w tym zakresie oświadczenie i kopie dokumentów potwierdzające spełnienie niniejszego warunku;
2. wiedzę i doświadczenie niezbędne do świadczenia usługi Inspektora Ochrony Danych Osobowych. Wykonawca złoży w tym zakresie oświadczenie (w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik nr 1);
3. wykształcenie wyższe (preferowane kierunki: prawo, administracja, bezpieczeństwo informacji) lub ukończone studia podyplomowe z zakresu ochrony danych osobowych, IODO lub bezpieczeństwa informacji. Wykonawca złoży w tym zakresie kopię dokumentów, potwierdzających spełnienie niniejszego warunku.
   2. Posiada ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej na świadczone obowiązki na kwotę co najmniej 100.000,00 zł. Kopię polisy Wykonawca załącza do oferty.
   3. Jest dyspozycyjny do kontaktu i współpracy z Urzędem Miasta i Gminy w trybie stacjonarnym i/lub zdalnym.
   4. O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. poz 835).

4. Kryteria oceny ofert: Cena brutto miesięczna: 100%.

1. Przy wyborze oferty zostanie zastosowane jedyne kryterium cena.
2. Za najkorzystniejszą ofertę zostanie uznany ta oferta, która będzie najtańsza, tj. która będzie przedstawiać najniższą cenę ofertową.
3. Cenę należy podać w PLN z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Cena za wykonanie usługi jest cena ryczałtową i obejmuje wszystkie koszty niezbędne do całkowitego i efektywnego wykonania zamówienia.

5. Sposób i termin składania ofert:

1. Oferta powinna zostać przygotowana na formularzu oferty stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. Oferty stanowiące odpowiedź na zapytanie należy składać w formie elektronicznej, na adres e-mail: zamowienia@czarne.pl, w terminie do dnia 18 listopada 2025r. do godziny 12:00.
2. Oferty, które wpłyną do Zamawiającego po wyznaczonym terminie, nie będą brane pod uwagę przez Zamawiającego.
3. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.
4. Otwarcie ofert nie ma charakteru publicznego.
5. Informacja dotycząca rozstrzygnięcia zapytania ofertowego będzie zamieszczona na stronie BIP Urzędu: http://bip.czarne.pl

6. Informacje dotyczące przetwarzania danych osobowych:

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia
27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

1. administratorem Pani/Pana danych osobowych jest: Gmina Czarne, ul. Moniuszki 12, 77-330 Czarne;
2. inspektorem ochrony danych osobowych w Gminie Czarne jest Pani Katarzyna Bobeńczyk, kontakt: e-mail: k.bobenczyk@czarne.pl, tel. (59) 8332079*;
3. Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z przedmiotowym postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego;
4. odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja niniejszego postępowania;
5. Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres 3 lat od dnia zakończenia niniejszego postępowania, a jeżeli czas trwania umowy przekracza 3 lata, okres przechowywania obejmuje cały czas trwania umowy;
6. obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest wymogiem związanym z udziałem w niniejszym postępowaniu. Konsekwencją niepodania określonych danych będzie wykluczenie z niniejszego postępowania; 
7. w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. posiada Pani/Pan:
   1. 1. na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
      2. na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych;
      3. na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 
      4. prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;
9. nie przysługuje Pani/Panu:

1. w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2. prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3. na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

7. Postanowienia ogólne:

1. Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia niniejszego zapytania ofertowego bez podania uzasadnienia, a także do pozostawienia postępowania bez wyboru oferty.
2. Złożenie ofert nie jest wiążące dla Zamawiającego.
3. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w myśl art. 66 Kodeksu Cywilnego, jak również nie jest ogłoszeniem w rozumieniu ustawy Prawo Zamówień Publicznych.
4. Zapytanie nie jest postępowaniem o udzielenie zamówienia w rozumieniu przepisów Prawa zamówień publicznych oraz nie kształtuje zobowiązania Zamawiającego do przyjęcia którejkolwiek z ofert.
5. Osobami upoważnionymi do kontaktowania się z Wykonawcami są:
   1. w przedmiocie zamówienia Arkadiusz Kubalewski, tel. 59 8332076, 78, 79,
   2. w zakresie dotyczącym procedury Renata Skiera, tel. 59 8332076, 78, 79.

Od poniedziałku do czwartku w godzinach od 7:00 do 15:00, w piątek od 7:00 do 14:00.

Załączniki do zapytania ofertowego:

1. Załącznik nr 1 Formularz oferty
2. Projekt umowy

                                                                                                                 Burmistrz Gminy Czarne

                                                                                                                        /-/ Piotr Zabrocki

Załączniki do pobrania

Metadane - wyciąg z rejestru zmian